Pernah mengalami situasi di mana souvenir untuk acara belum datang padahal hari H tinggal beberapa hari lagi? Atau lebih buruk, ternyata stoknya habis dan kamu harus cari alternatif dalam waktu singkat? Jika ya, kamu tidak sendiri. Ini adalah salah satu masalah paling umum yang sering dialami panitia acara, bagian marketing, maupun divisi CSR ketika merencanakan event, terutama di momen-momen padat seperti akhir tahun atau menjelang Ramadan.
Masalahnya sering kali bukan karena vendor tidak sanggup memproduksi, melainkan karena kita memesan terlalu mepet. Banyak orang berpikir, “Ah, nanti aja pesannya, yang penting rundown udah beres.” Padahal, justru souvenir adalah salah satu elemen penting yang memberi kesan terakhir pada peserta acara. Jika terlewat atau tidak sesuai ekspektasi, nilai sebuah event bisa turun drastis di mata audiens.
Di sinilah pentingnya mengetahui waktu pesan gift set yang ideal, terutama jika kamu tidak ingin berhadapan dengan masalah kehabisan stok souvenir event.
Kapan Harus Mulai Pesan?
Tidak ada waktu yang benar-benar “pasti”, karena kebutuhan setiap event berbeda. Tapi satu hal yang pasti semakin awal kamu pesan, semakin besar kemungkinan kamu mendapatkan gift set terbaik sesuai keinginan. Apalagi jika kamu membutuhkan produk yang dikustom dengan logo perusahaan, desain kemasan khusus, atau pesan personal semua itu tentu butuh waktu produksi.
Idealnya, untuk acara berskala kecil, kamu bisa mulai pesan minimal dua minggu sebelum hari H. Untuk event yang lebih besar, sebulan sebelumnya adalah waktu yang masuk akal. Tapi jika kamu merencanakan event besar, VIP, atau tahunan, jangan ragu untuk menghubungi vendor dua hingga tiga bulan sebelumnya. Ini akan memberimu ruang untuk revisi desain, approval internal, hingga kontrol kualitas produk akhir.
Kita juga perlu memperhatikan musim-musim sibuk. Biasanya permintaan souvenir melonjak saat Ramadan, akhir tahun, hingga September–November ketika banyak instansi menyelenggarakan rapat tahunan, CSR, dan acara penghargaan. Di masa-masa itu, vendor sering kewalahan, dan stok cepat sekali habis. Bahkan produk ready stock pun bisa tak tersisa hanya dalam hitungan hari.
Risiko Pesan Terlambat
Saat kamu terlambat memesan, kamu akan berhadapan dengan beberapa pilihan sulit. Pertama, kamu mungkin harus memilih produk yang sebenarnya kurang cocok dengan tema acara. Kedua, kamu bisa saja membayar lebih mahal karena butuh produksi ekspres. Dan yang paling buruk: tidak ada souvenir sama sekali. Ini tidak hanya mengecewakan peserta, tapi juga merusak citra brand perusahaanmu.
Beberapa vendor mungkin bisa memberikan opsi darurat, tapi sering kali itu tidak cukup. Karena dalam kondisi terburu-buru, kamu kehilangan kesempatan untuk memikirkan desain yang sesuai, menyesuaikan tone-of-voice dengan audiens, dan menyampaikan pesan brand dengan maksimal. Semua hal itu adalah nilai tambah yang bisa kamu dapatkan jika kamu bekerja sama dengan vendor sejak awal.
Bagaimana Kalau Acara Mendadak?
Tentu saja, tidak semua event bisa direncanakan jauh hari. Terkadang undangan datang mendadak, atau kamu mendapat tugas baru hanya beberapa hari sebelum event dimulai. Dalam situasi seperti ini, kamu tetap bisa mengandalkan vendor yang menyediakan gift set ready stock.
Kaisae, misalnya, menyediakan katalog produk ready stock yang bisa dikirim dalam waktu singkat. Beberapa bahkan bisa dikirim dalam hitungan jam jika kamu berada di area tertentu. Tapi tentu, pilihan akan lebih terbatas dibandingkan jika kamu pesan lebih awal. Maka, penting untuk punya plan A dan plan B. Kalau kamu tahu event besar akan datang, mulai riset dan hubungi vendor dari sekarang. Tapi kalaupun mendadak, pastikan kamu bekerja sama dengan vendor yang solutif, bukan hanya menjual produk, tapi juga membantu kamu mencari jalan keluar terbaik.
Kesimpulan
Memesan gift set bukan sekadar urusan teknis. Ini bagian dari bagaimana perusahaanmu menyampaikan pesan, membangun kesan, dan memperkuat brand. Sayangnya, masih banyak yang menjadikan souvenir sebagai hal terakhir yang dipikirkan. Akibatnya, panik di menit akhir, pilihan terbatas, dan hasil tidak maksimal.
Mulai sekarang, ubah cara kamu melihat souvenir event. Jadikan gift set bagian penting dari strategi acara. Semakin awal kamu memesan, semakin tenang prosesnya, dan semakin maksimal hasilnya.
Dan jika kamu butuh partner yang siap membantu, bahkan di waktu-waktu mendesak Kaisae selalu ada. Mulai dari produk ready stock, konsultasi gratis, hingga pengiriman cepat. Kunjungi website Kaisae sekarang atau langsung Hubungi tim kami untuk temukan berbagai pilihan gift set perusahaan yang siap kirim dan siap branding.