イベントでお土産が足りなくなる？ギフトセットを注文するなら今が安心！

イベントまであと数日というのに、イベントの記念品が届かない、あるいは在庫が切れてしまい、急いで代替品を探さなければならない、といった状況に陥ったことはありませんか？そんな状況に陥ったのはあなただけではありません。これは、イベント主催者、マーケティング部門、CSR部門がイベント企画時に直面する最も一般的な課題の一つであり、特に年末やラマダン前などの忙しい時期には顕著です。

問題は、業者が生産できないことではなく、締め切り間近に注文してしまうことにある場合が多いです。「準備が整えば後で注文すればいい」と考える人も多いでしょう。しかし、実際には、お土産はイベント参加者に強い印象を残す重要な要素の一つです。お土産が届かなかったり、期待に応えられなかったりすると、イベントの価値は参加者にとって大きく損なわれてしまう可能性があります。

特にイベントの記念品が在庫切れになるという問題に直面したくない場合は、ギフトセットを注文する理想的な時期を知っておくことが重要です。

いつ注文を開始すればよいですか?

イベントのニーズはそれぞれ異なるため、「明確な」納期はございません。しかし、一つ確かなことは、早めにご注文いただければ、より完璧なギフトセットをお届けできる可能性が高まります。特に、企業ロゴ、特別なパッケージデザイン、あるいは個人的なメッセージなどを入れたカスタマイズ商品が必要な場合は、製作に時間がかかるため、その可能性は高まります。

小規模なイベントであれば、少なくとも2週間前から注文を始めるのが理想的です。大規模なイベントの場合は、1か月前から注文を始めるのが妥当な期間です。ただし、大規模なイベント、VIP向けイベント、年次イベントなどを計画している場合は、2～3か月前に業者に連絡することをためらわないでください。これにより、デザインの修正、社内承認、最終的な製品の品質管理に十分な時間を確保できます。

繁忙期も考慮する必要があります。お土産の需要は、ラマダン、年末、そして多くの企業が年次総会、CSR活動、表彰式などを開催する9月から11月にかけて急増します。これらの時期は販売業者が殺到し、在庫がすぐになくなることがよくあります。たとえすぐに在庫が確保できた商品であっても、数日で売り切れてしまうことがあります。

遅延メッセージのリスク

注文が遅れると、難しい選択を迫られることになります。まず、イベントのテーマに合わない商品を選ばざるを得なくなるかもしれません。次に、急ぎで製作しなければならないため、結局費用がかさんでしまうかもしれません。そして最悪なのは、お土産が全く用意されていないことです。これは参加者をがっかりさせるだけでなく、会社のブランドイメージにも悪影響を及ぼします。

一部のベンダーは緊急時の対応策を提供できるかもしれませんが、多くの場合、それだけでは十分ではありません。急いでいると、適切なデザインを考えたり、オーディエンスに合わせたトーンを調整したり、ブランドメッセージを効果的に伝えたりする機会を失ってしまいます。これらはすべて、最初からベンダーと協力することで得られる貴重なメリットです。

突然の出来事があったらどうしますか？

もちろん、すべてのイベントを事前に計画できるわけではありません。招待状が突然届いたり、イベント開始の数日前に新しい仕事が入ったりすることもあります。そんな場合でも、既製のギフトセットを提供している業者に頼ることができます。

例えばKaisaeは、すぐに発送できる在庫品のカタログを提供しています。一部の商品は、特定の地域にお住まいであれば数時間で配送されることもあります。ただし、事前に注文した場合よりも選択肢は限られます。そのため、プランAとプランBを用意しておくことが重要です。大きなイベントが近づいている場合は、今からベンダーの調査と連絡を始めましょう。たとえイベントが直前であっても、製品を販売するだけでなく、最適なソリューションを見つけるサポートもしてくれるベンダーと協力するようにしてください。

結論

ギフトセットの注文は、単なる技術的な問題ではありません。企業のメッセージを伝え、印象を高め、ブランドを強化するための重要な要素です。しかし残念ながら、多くの人はギフトを後回しにしがちです。その結果、土壇場で慌てたり、選択肢が限られたり、最適な結果が得られなかったりするのです。

今から、イベントの記念品に対する考え方を変えましょう。ギフトセットをイベント戦略の重要な一部にしましょう。早めに注文すれば、手続きがスムーズになり、最適な結果が得られます。

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