Memilih gift set perusahaan kadang terlihat seperti pekerjaan sederhana, tapi kenyataan nya cukup menantang, terutama bagi tim procurement yang harus bekerja cepat dan efisien. Di tengah waktu yang ketat, banyaknya pilihan vendor, serta tuntutan branding dan kualitas, bagaimana cara agar pemilihan hadiah perusahaan bisa dilakukan dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas?
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap strategi yang biasa digunakan oleh tim procurement profesional untuk menyelesaikan proses pemilihan gift set dalam waktu yang jauh lebih singkat dari biasanya tanpa mengorbankan kualitas, estetika, maupun nilai brand perusahaan.
Mengapa Memilih Gift Set Perusahaan Bisa Makan Waktu Lama?
Di balik tampilan menarik sebuah gift set perusahaan, terdapat proses panjang yang melibatkan banyak pertimbangan. Ini bukan sekadar memilih souvenir, melainkan bagian dari strategi komunikasi perusahaan baik kepada klien, mitra, maupun karyawan internal.
Biasanya, proses ini mencakup beberapa tahapan berikut:
- Identifikasi kebutuhan dan tujuan pemberian hadiah
Apakah untuk seminar, acara akhir tahun, onboarding karyawan baru, atau sebagai relasi bisnis? - Riset dan seleksi vendor
Menyortir vendor yang bisa diandalkan, membandingkan kualitas produk, harga, dan waktu produksi. - Pemilihan desain dan isi produk
Produk harus relevan, menarik, dan mencerminkan citra perusahaan. - Persetujuan internal (approval)
Harus melalui atasan, divisi keuangan, hingga kadang legal, terutama jika melibatkan anggaran besar.
Tahapan-tahapan ini bisa memakan waktu 1–2 minggu. Bahkan lebih lama lagi jika produk tidak tersedia ready stock dan harus diproduksi secara custom. Maka tak heran banyak tim procurement merasa proses ini menyita waktu, apalagi di tengah banyaknya pekerjaan lain yang menunggu.
Trik Tim Procurement Profesional untuk Mempercepat Pemilihan Gift Set
Lalu bagaimana tim procurement yang sudah berpengalaman bisa menyelesaikan proses ini hanya dalam beberapa hari, bahkan hitungan jam? Inilah strategi yang biasa mereka gunakan:
1. Mulai dengan Brief yang Jelas
Brief yang lengkap sejak awal akan memangkas banyak waktu. Sertakan:
- Tujuan pemberian gift
- Jumlah penerima
- Karakteristik penerima (internal atau eksternal?)
- Tema acara
- Deadline pengiriman
- Budget yang tersedia
Dengan brief seperti ini, vendor bisa langsung menyarankan produk yang sesuai tanpa banyak bolak-balik revisi.
2. Tetapkan Budget Sejak Awal
Budget adalah filter paling efektif. Vendor tidak perlu menawarkan produk yang terlalu mahal atau terlalu murah. Tim procurement pun lebih mudah melakukan perbandingan berdasarkan value for money.
3. Pilih Vendor dengan Ready Stock dan Katalog Terupdate
Vendor seperti Kaisae menyediakan ratusan pilihan gift set perusahaan yang sudah ready stock. Artinya, kamu tidak perlu menunggu proses produksi dari awal. Ini bisa memangkas waktu hingga 70% dari proses normal.
4. Gunakan Katalog Digital dan Layanan Konsultasi Cepat
Vendor profesional biasanya punya katalog online yang mudah diakses kapan saja. Kamu bisa pilih, filter, dan shortlist produk tanpa harus meeting tatap muka. Layanan konsultasi via WhatsApp atau email juga mmebuat proses lebih fleksibel dan cepat.
5. Prioritaskan Produk Fungsional dan Universal
Hindari produk yang terlalu sepsifik. Pilih item seperti tumbler, pouch, USB, atau notebook yang cocok untuk semua kalangan dan tidak perlu penyeseuaian desain rumit. Ini membuat proses approval lebih lancar.
Bisa Secepat Apa Prosesnya?
Dengan semua strategi di atas dan dukungan vendor yang profesional, proses pemilihan gift set perusahaan bisa dipersingkat secara signifikan, dari yang tadinya memakan waktu 1–2 minggu menjadi hanya 3–5 hari kerja saja.
Vendor dengan sistem siap pakai, stok barang yang memadai, serta layanan branding yang cepat, bisa mempercepat pengambilan keputusan. Bahkan, shortlist produk bisa dilakukan kurang dari 30 menit, dan pemilihan final bisa dilakukan dalam satu hari.
Kesalahan Umum yang Menghambat Proses Pemilihan Gift Set
Meski terdengar simpel, banyak hal kecil yang justru membuat proses menjadi lebih lama. Hindari kesalahan berikut ini:
- Tidak menyampaikan brief secara jelas
- Terlalu banyak revisi karena tidak tahu produk apa yang dicari
- Hanya fokus pada harga murah dan melupakan kualitas
- Menunda-nunda approval internal
- Tidak memeriksa rekam jejak atau portofolio vendor
Ingat, semakin lama kamu menunda keputusan, semakin besar kemungkinan kamu kehabisan stok atau kena biaya ekspedisi kilat.
Tips Memilih Vendor Gift Set Perusahaan yang Profesional
Vendor adalah partner utama dalam mempercepat proses procurement. Pastikan kamu memilih vendor dengan kriteria berikut:
- Produk ready stock dan proses branding cepat
- Katalog digital lengkap dan mudah diakses
- Responsif dan profesional saat konsultasi
- Portofolio dan testimoni dari perusahaan besar
- Menyediakan opsi pembayaran yang fleksibel dan sesuai kebutuhan perusahaan
Salah satu contoh vendor yang memenuhi semua kriteria tersebut adalah Kaisae, penyedia gift set perusahaan yang sudah bekerja sama dengan banyak instansi dan perusahaan besar di Indonesia. Kaisae juga punya koleksi produk berbasis material alami seperti kayu dan bambu yang cocok untuk branding ramah lingkungan.
Memilih gift set perusahaan dalam waktu singkat bukan hal mustahil. Dengan strategi yang tepat dan dukungan vendor berpengalaman, proses yang biasanya memakan waktu hingga dua minggu bisa dipangkas menjadi hanya beberapa hari saja.
Kuncinya adalah: brief yang jelas, keputusan yang cepat, dan memilih partner vendor yang sudah tahu apa yang kamu butuhkan.
Bingung memilih gift set yang cepat tapi tetap berkesan?
Kunjungi website Kaisae sekarang atau langsung Hubungi tim kami untuk temukan berbagai pilihan gift set perusahaan yang siap kirim, siap branding, dan siap membantu pekerjaan procurement kamu selesai dalam waktu singkat.
