هل تنفد هداياكم التذكارية في المناسبات؟ هذا هو الوقت الأمثل لطلب مجموعات الهدايا!

هل سبق لك أن وجدت نفسك في موقف لم تصل فيه تذكارات مناسبتك رغم أن موعدها لم يتبقَّ إلا بضعة أيام؟ أو الأسوأ من ذلك، نفاد مخزونك وتحتاج إلى بدائل بسرعة؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت لست وحدك. تُعد هذه إحدى أكثر المشكلات شيوعًا التي يواجهها منظمو الفعاليات وأقسام التسويق والمسؤولية الاجتماعية للشركات عند التخطيط للفعاليات، خاصةً خلال فترات الذروة كنهاية العام أو الفترة التي تسبق شهر رمضان.

غالبًا ما لا تكمن المشكلة في عدم قدرة البائع على الإنتاج، بل في طلبنا قبل الموعد النهائي بكثير. يعتقد الكثيرون: "حسنًا، سأطلب لاحقًا، طالما أن القائمة مكتملة". في الواقع، تُعد الهدايا التذكارية من أهم العناصر التي تترك انطباعًا دائمًا لدى الحضور. إذا فاتتهم أو لم تلبِّ التوقعات، فقد تنخفض قيمة الحدث بشكل كبير في نظر الجمهور.

وهنا يأتي دور معرفة الوقت المثالي لطلب مجموعة الهدايا، خاصة إذا كنت لا تريد مواجهة مشكلة نفاد مخزون الهدايا التذكارية الخاصة بالحدث.

متى تبدأ الطلب؟

لا يوجد جدول زمني محدد، إذ تختلف احتياجات كل مناسبة. لكن المؤكد هو: كلما طلبتَ مبكرًا، زادت فرصك في الحصول على مجموعة الهدايا المثالية. وينطبق هذا بشكل خاص إذا كنتَ بحاجة إلى منتج مُخصص يحمل شعار الشركة، أو تصميم غلاف مميز، أو رسالة شخصية، فكل هذه المنتجات تتطلب وقتًا في الإنتاج.

يُفضل أن تبدأ الطلبات قبل أسبوعين على الأقل من موعد الحدث الكبير للفعاليات الصغيرة. أما الفعاليات الأكبر، فيُعتبر شهرًا مقدمًا مدةً مناسبة. أما إذا كنت تخطط لفعالية كبيرة أو خاصة أو سنوية، فلا تتردد في التواصل مع الموردين قبل شهرين أو ثلاثة أشهر. سيمنحك هذا وقتًا كافيًا لمراجعة التصميم، والحصول على الموافقات الداخلية، ومراقبة جودة المنتج النهائية.

علينا أيضًا مراعاة مواسم الذروة. عادةً ما يرتفع الطلب على الهدايا التذكارية خلال شهر رمضان، ونهاية العام، وشهري سبتمبر ونوفمبر، حيث تعقد العديد من الوكالات اجتماعاتها السنوية، وأنشطة المسؤولية الاجتماعية للشركات، وحفلات توزيع الجوائز. خلال هذه الفترات، غالبًا ما يكون البائعون مثقلين بالطلبات، وتنفد المخزونات بسرعة. حتى المنتجات الجاهزة للتخزين قد تنفد في غضون أيام.

خطر تأخر الرسائل

عند الطلب المتأخر، ستواجه خيارات صعبة. أولًا، قد تضطر لاختيار منتج لا يتناسب تمامًا مع موضوع الفعالية. ثانيًا، قد ينتهي بك الأمر بدفع مبلغ أكبر بسبب الحاجة إلى الإنتاج السريع. والأسوأ من ذلك كله: عدم وجود أي هدايا تذكارية على الإطلاق. هذا لا يُخيب آمال الحضور فحسب، بل يُضر أيضًا بصورة شركتك التجارية.

قد يتمكن بعض الموردين من تقديم خيارات طارئة، لكنها غالبًا ما تكون غير كافية. فعندما تكون مستعجلًا، تفقد فرصة التفكير في التصميم المناسب، وتخصيص أسلوبك لجمهورك، وإيصال رسالة علامتك التجارية بفعالية. كل هذه الأمور تُعدّ إضافات قيّمة للعمل مع مورد منذ البداية.

ماذا لو حدث حدث مفاجئ؟

بالطبع، لا يُمكن التخطيط لجميع الفعاليات مُسبقًا. أحيانًا تصل الدعوات فجأةً، أو تستلم مهمة جديدة قبل أيام قليلة من بدء الفعالية. في هذه الحالات، لا يزال بإمكانك الاعتماد على البائعين الذين يُوفرون مجموعات هدايا جاهزة.

على سبيل المثال، تقدم Kaisae كتالوجًا للمنتجات الجاهزة للشحن السريع. يمكن توصيل بعضها خلال ساعات إذا كنت متواجدًا في مناطق معينة. مع ذلك، ستكون خياراتك محدودة مقارنةً بالطلب المسبق. لذلك، من المهم أن يكون لديك خطة بديلة. إذا كنت تعلم أن فعالية كبيرة قادمة، فابدأ بالبحث والتواصل مع البائعين الآن. ولكن حتى لو كان الحدث في اللحظات الأخيرة، تأكد من التعاون مع بائع يقدم حلولاً، ليس فقط لبيع المنتجات، بل لمساعدتك أيضًا في إيجاد الحل الأمثل.

خاتمة

طلب مجموعات الهدايا ليس مجرد مسألة فنية، بل هو جزء من كيفية إيصال شركتك لرسالتها، وبناء انطباع جيد عنها، وتعزيز علامتها التجارية. للأسف، لا يزال الكثيرون يعتبرون الهدايا آخر ما يفكرون به. والنتيجة هي ذعر في اللحظات الأخيرة، وخيارات محدودة، ونتائج دون المستوى.

ابدأ الآن، غيّر نظرتك لهدايا المناسبات. اجعل مجموعات الهدايا جزءًا أساسيًا من استراتيجيتك. كلما طلبتَها مبكرًا، كانت العملية أسهل، وكانت النتائج أفضل.

وإذا كنت بحاجة إلى شريك مستعد للمساعدة، حتى في أوقات الطوارئ، فإن Kaisae دائمًا في خدمتك. من المنتجات الجاهزة، إلى الاستشارات المجانية، إلى الشحن السريع. تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني. كايساي الآن أو على الفور  اتصل بفريقنا للعثور على مجموعة واسعة من مجموعات الهدايا للشركات الجاهزة للشحن والجاهزة للعلامة التجارية.